5 Tipps für erfolgreiche E-Mails, die auch gelesen werden

12.09.2017 How-To
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E-Mails machen einen Großteil der geschäftlichen Kommunikation aus – sie ersetzen den langsamen Brief und das unverbindliche Telefongespräch. 

Die meisten Angestellten erhalten am Tag Dutzende E-Mails – Zahlenwerte reichen von 40 E-Mails am Tag für mittlere Angestellte bis hin zu mehreren Hundert an diejenigen, die Entscheidungen treffen.

Damit die Kommunikation per E-Mail erfolgreich bleibt, gilt allgemein:

Schreiben Sie nicht mehr, sondern bessere E-Mails.

Wir haben einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie ab heute nur noch großartige E-Mail schreiben.

1. Schreiben Sie lesbare E-Mails

Es gibt E-Mails, die tatsächlich wenig Inhalt haben und brauchen. Ein am Telefon besprochenes Dokument wird übersendet oder ein vereinbarter Termin bestätigt – so eine E-Mail enthält am besten nur genau einen Satz, der genau diese Information enthält.

Anderer E-Mails sollten wirklich gründlich gelesen und auch verstanden werden. Sie möchten eine bestimmte Information bekommen oder einen komplexeren Plan erklären. Solche E-Mails sollten tatsächlich gelesen werden. Also müssen sie auch so geschrieben werden, dass der Empfänger sofort weiß worum es geht.

Scheuen Sie nicht davor zurück Ihre E-Mails zu formatieren.

Die meisten E-Mailprogramme gehen heute automatisch mit formatierten HTML-E-Mails um. Sie können also Fettdruck, kursive Stellen und auch Unterstreichungen sparsam einsetzen, um damit auf wichtige Abschnitte hinzuweisen. So sind gerade längere E-Mails gut lesbar, wenn Sie Zwischenüberschriften einfügen oder wichtige Stichworte eines Abschnitts fett drucken.

2. Überlegen Sie, wer miteinbezogen wird

Tesla CEO Elon Musk hat vor kurzem in einer Mail an seine Mitarbeiter Folgendes geschrieben:

Anyone at Tesla can and should email/talk to anyone else according to what they think is the fastest way to solve a problem for the benefit of the whole company.

Er spricht dabei ein Problem an, das viele große Organisationen betrifft. Die sogenannte „Befehlskette“. Hat ein Mitarbeiter ein Problem spricht er zuerst mit seinem direkten Vorgesetzten. Dieser leitet die Nachricht an den Abteilungsleiter weiter, der wiederum an den BU-Leiter. Im Endeffekt sind 4 Menschen beteiligt, obwohl der Mitarbeiter das Problem direkt mit dem BU-Leiter besprechen und lösen hätte können.

Starre Hierarchien in großen Unternehmen verhindern oft effiziente Problemlösung. Elon Musk plädiert dafür, dass diese Vorgehensweise in seinen Unternehmen nicht mehr praktiziert wird. Probleme sollen direkt mit denjenigen besprochen werden, die zu deren Lösung beitragen können.

Genau so verhält es sich mit allen E-Mails im täglichen Geschäftsverkehr. Überlegen Sie im Vorfeld wer wirklich in die Konversation miteinbezogen werden sollte. Setzen Sie nicht wahllos alle Kollegen im Umkreis in Cc. Viel einfacher wäre es doch, Probleme bilateral zu lösen und am Ende eine kurze Zusammenfassung an jene zu schreiben, die auch betroffen sind. Nichts ist zeitraubender als eine E-Mail Konversation in der Sie ständig in Cc. sind und sich niemals direkt beteiligen.

3. Prüfen Sie, welche Infos essentiell sind

Wer nach Quantität statt Qualität arbeitet, schickt in der Stunde locker 100 E-Mails ab. 20 davon bestehen vermutlich aus dem Beantworten neuer Teilfragen.

„Meeting morgen 17 Uhr“

„Wo?“

„Neben meinem Büro, in der Sitzecke.“

„Worum geht‘s?“

„Projektstart nächste Woche.“

„Wer ist dabei?“

So eine Folge aus E-Mails ist noch nicht einmal ein sinnvoller Chatverlauf. Wer ein Meeting ankündigt, weiß, dass neben der Uhrzeit auch Ort, Thema, Teilnehmer und Zeitrahmen wichtige Punkte sind.

E-Mails können aber auch viel zu viele Informationen enthalten.

Ich kann morgen nicht um 11 Uhr, weil ich gegen 10:30 Uhr einen Termin mit meinem Kollegen Meier habe, um über ein Projekt zu sprechen, das wir schon seit langem mit einem Kunden planen. Der Kunde wartet auf unsere Bestätigung und wir möchten dafür morgen endlich die letzten Details klären. Um 12 Uhr kann ich auch nicht, weil […]

In den allermeisten Fällen ist die eigentlich relevante Information in so einem Fall, wann Sie Zeit haben – nicht wann Sie wieso keine Zeit haben. Auch wenn ein scheinbar entsetztes „Meine Güte, Ihr Terminplan scheint ja sehr voll zu sein“ vielleicht so klingt, als müssten Sie sich rechtfertigen: Bleiben Sie beim Thema.

4. Wählen Sie die richtige Sprache

E-Mails erfüllen sehr unterschiedliche Zwecke, deswegen gibt es auch keinen einheitlichen Stil-Guide. Einen Liebesbrief an seine Freundin hat man auch zu Goethes Zeiten anders formuliert als einen am gleichen Tag verfassten Brief an einen Geschäftspartner. Und Sie sprechen mit Ihren Kollegen anders als mit einem Kunden.

In der extremsten Form werden E-Mails zwischen Gesprächspartnern, die sich schon etwas kennen, auch auf den Betreff verkürzt: „Rufe morgen um 10 an – EOM“ erspart das Öffnen der E-Mail, denn „EOM“ steht für „End of Message“.

Andere Floskeln wollen wohlüberlegt sein. Ein „Gerne beantworte ich Ihre weiteren Fragen“ kann in einer langen und anstrengenden Verhandlung unabsichtlich ironisch wirken. Trotzdem bietet gerade das Deutsche eine Vielfalt an tauglichen Floskeln: „Anbei wie telefonisch besprochen die gewünschten Seiten der Akte zum Fall Jakob“ ist wesentlich prägnanter als „Ich schicke Ihnen hiermit die Seiten, die Sie lesen wollten. Diese sind der Akte zum Fall von Herrn Jakob entnommen und ich habe sie dazu eingescannt.“ Machen Sie sich einige nützliche Floskeln Ihrer Branche zu eigen!

5. Bleiben Sie höflich

Eine der häufigsten Fallen der Internetkommunikation: Wir lassen uns verleiten, ohne Sorgfalt zu schreiben.

Eine E-Mail in formalem Kontext sollte auch eine formale Anrede enthalten. Achten Sie dabei darauf, den Namen des Empfängers richtig zu schreiben. Auch wenn Ihnen das zweite z in Brzeszniak nicht auffällt, wird Frau Brzeszniak durchaus merken, wenn es fehlt. Den Namen des Empfängers auszuschreiben, ist eine simple Form von Respektbekundung. Wenn Ihr Kollege mit „André“ unterschreibt, können Sie natürlich auch mit „Hallo André“ antworten und auf den Nachnamen verzichten – auch hier gehört allerdings das „é“ statt „e“ zum Respekt vor der anderen Person.

Außerdem: Schreiben Sie keine überstürzten Antworten. Sie mögen vielleicht verärgert sein über die gerade erhaltene E-Mail. Atmen Sie dennoch kurz durch und überlegen Sie gezielt, was Sie antworten wollen. Ein geschriebener Satz lässt sich nicht mehr so einfach zurücknehmen. Das könnte mitunter sehr unangenehm werden.

Checkliste: Daran müssen Sie bei jeder E-Mail denken

An diese Punkte sollten Sie bei jeder geschäftlichen E-Mail denken:

  • Empfänger – Entscheiden Sie sorgfältig, wer die E-Mail lesen soll. Das gilt für die Hauptempfänger (und alle im CC), aber auch für diejenigen, denen Sie die Nachricht mitschicken, ohne dass andere Empfänger das wissen (BCC). Prüfen Sie am Ende des Schreibens noch mal, ob Ihr Inhalt wirklich für genau diese Empfänger gedacht ist.
  • Anrede und Verabschiedung – Sollten zum Stil der E-Mail passen, mehrere Empfänger berücksichtigen („Liebe Susanne, Sehr geehrter Herr Dr. Kolwitz“ weist dabei oft darauf hin, dass E-Mails aufgeteilt werden sollten.) und sind eine gute Gelegenheit, Respekt zu zeigen (durch Ausschreiben von vollständigen Namen, Grußformeln und Titeln).
  • Betreff – Gibt nicht nur einen Überblick darüber, ob die E-Mail sofort geöffnet oder später gelesen werden sollte. Der Betreff hilft auch, wenn die Nachricht später gesucht wird – deswegen ist „Treffen Finanzierung WordPress-Design“ ein besserer Titel als „Treffen diesen Freitag“.
  • Informationsgehalt – der kann zu niedrig und zu hoch sein (siehe oben). Wenn Sie zwei Themen mit dem gleichen Empfänger besprechen müssen, ist es in einigen Fällen sogar sinnvoller, auch zwei E-Mails zu verfassen, die dann zum Beispiel unterschiedlichen Projektordnern zugeordnet werden können.
  • Aufbau und Struktur – erleichtern Sie das Lesen von langen E-Mails durch Absätze und sparsam eingesetzte Formatierung. Halten Sie extrem kurze Nachrichten frei von schmückendem Beiwerk.
  • Notwendigkeit – Ist die E-Mail wirklich das beste Medium für Ihr Anliegen verglichen mit einem kurzen Telefonanruf oder der Vertagung aufs Meeting, in dem alle Fragen zum Thema gemeinsam besprochen werden?

 

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