In fünf Schritten zur besseren Kommunikation

In Zeiten von Home-Office und Distance-Working ist die persönliche Kommunikation ein wenig ins Hintertreffen geraten. Doch wollen wir die Kommunikation im Team nicht außer Acht lassen. Nicht zuletzt aufgrund des allgemeinen Gefühls der Erleichterung über zurückgefahrene Corona-Maßnahmen und zunehmenden persönlichen Geschäftskontakten haben wir ein paar Ratschläge zusammengetragen, die zu einer besseren Kommunikation beitragen können.

Unabhängig davon, wie gut Ihre Communication Skills sind, mit ein paar einfachen Schritten lassen sie sich leicht verbessern. Und das führt zu einem kooperativeren Klima und besseren Ergebnissen im Team. Denn Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.

Attention now!
Seien Sie ein guter, aktiver und aufmerksamer Zuhörer!

Sind Sie ein guter Zuhörer? Oder kritzeln Sie auf ihrer Unterlage, wenn andere sprechen? Beantworten Sie Emails während Zoom-Besprechungen? Das sollte nicht sein. Zeigen Sie durch Aufmerksamkeit Respekt und so werden Sie nicht nur interessante Untertöne des Gesagten erkennen, sondern auch als wertvoller Gesprächspartner und zuverlässige Führungskraft wahrgenommen. Nehmen Sie Augenkontakt auf, wenn andere sprechen und versuchen Sie, diesen nicht zu verlieren. Das Gegenüber erhält dadurch das Gefühl von Aufmerksamkeit, das es sich wünscht, und Sie können neben dem Ausgesprochenen auch Angedeutetes und Zwischentöne erkennen. Achten Sie dabei auch auf Tonfall und die Körpersprache Ihres Gegenübers. Nicken Sie und lächeln Sie, doch halten Sie sich zurück, bis der Gesprächspartner zu Ende gesprochen hat. Bereiten Sie nicht schon in Gedanken den argumentativen „Gegenschlag“ vor. Denn einerseits lenken Sie ihre eigene Aufmerksamkeit ab und andererseits verbeißen Sie sich vielleicht in eine Argumentation, die Sie bei unvoreingenommener Aufnahme des Gesagten so vielleicht gar nicht sagen wollten.

Streamlining is King.
Machen Sie Ihre Besprechungen effektiv!

Es gibt nichts Mühsameres im Arbeitsalltag als sinnlose Zeit, die im Meeting-Koma verbracht wird. Versuchen Sie deshalb als Führungskraft, Besprechungen attraktiv, kurz und effektiv zu gestalten.

Versuchen Sie, regelmäßige Besprechungen auf eine Anzahl von Themen herunterzubrechen. So kommen nur die Themen mit höchster Priorität zur Sprache. Alles weniger Wichtige wird so automatisch noch hinten oder in Vier-Augen-Gespräche geschoben. Und schreiben Sie eine Art Tagesordnung: Eine Gliederung verhindert, dass ins Uferlose abgeschweift wird. Notfalls kann man Abdrifter zur Räson bringen, indem man Sie an die Tagesordnung mahnt.

Halten Sie Meetings stehend ab. Wer stehen muss, quatscht nicht unendlich lang. Und verlassen Sie das Meeting mit klaren Punkten, die angegangen werden können („next steps“). Fassen Sie am Ende das Gesagte zusammen und schicken Sie es an die Teilnehmer aus. So wird das Gesagte verschriftlicht und das Commitment verstärkt.

Wieso? Weshalb? Warum?
Kommunizieren Sie immer Ihre Beweggründe.

Niemand arbeitet gerne ohne die Sinnhaftigkeit im Tun zu sehen. Mitarbeiter erkennen allerdings in ihrer Tätigkeit oft nicht die gesamte Größe einer Aufgabe. Daher liegt es an Ihnen, zu erklären, warum Sie jemanden mit einer Sache betrauen, weshalb Sie in einer Sache so und nicht anders entscheiden. Und warum Sie Ihre Entscheidung geändert haben.

Das schafft Vertrauen und bindet die Betroffenen in die Entscheidung mit ein. Und darüber hinaus können oft Missverständnisse vermieden werden, wenn Mitarbeiter die Beweggründe hinter einer strategischen Entscheidung kennen.

“Hello? Is it me you’re looking for?”
Gehen Sie selbst auf Menschen zu!

“Hello? Is it me you’re looking for?”, lautet nicht nur eine Songzeile von Lionel Ritchie. Die Zeile sollte auch daran erinnern, dass gute Kommunikation immer eine aktive Kommunikation ist. Selbst eine „offene Bürotür“, ein „offenes Ohr“, oder wie auch immer Sie eine derartige Gesprächslinie nennen, wird nicht immer angenommen. Manche Mitarbeiter scheuen sich davor, von sich aus ihre Meinung zu sagen.

Helfen Sie dem nach: Gehen Sie auf Mitarbeiter zu und veranstalten Sie regelmäßig Einzelgespräche, in denen Themen wie Aufgabenstellung, Belastung, Wünsche, Zielvorstellungen etc. angesprochen werden.

Wie, bitte?
Bitten Sie aktiv um Feedback!

Ein gutes Gespräch ist wie ein gutes Geschäft: eine zweiseitige Angelegenheit. Teilen Sie nicht nur aus, sondern nehmen Sie auch an: Feedback. Und wenn man es Ihnen nicht freiwillig um den Hals hängt, dann bitten Sie darum. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie Sie Ihre Performance, Ihre Tätigkeit und den Geschäftsfortschritt ihres Unternehmens sehen. Damit verleihen Sie nicht nur dem Gesprächsklima in Ihrem Team spürbaren Tiefgang, Sie vermitteln Ihren Teammitgliedern auch das Gefühl, dass sie als Mitarbeiter mit ihrer Meinung geschätzt sind.

Fazit:

Das sind nur ein paar Ideen, die die Kommunikation im Unternehmen verbessern können. Doch es gibt unzählige Möglichkeiten, in Kommunikation zu wachsen.  Und das Gute daran ist eben, dass Kommunikation in beide Richtungen funktioniert: Arbeiten Sie an Ihren eigenen Kommunikationsfähigkeiten und helfen Sie damit nicht nur sich, sondern auch den Menschen in Ihrer Umgebung, effizienter und besser zu werden.

Nehmen Sie sich Zeit dafür – um über Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken.