Social Media-Guidelines im Unternehmen

26.08.2016 How-To
3 Minuten Lesezeit
(c) Tashatuvango/shutterstock.com

Immer mehr Unternehmen, die im Internet präsent sind, entscheiden sich dazu, ihren Mitarbeitern einen Leitfaden zur Nutzung der sozialen Medien mit an die Hand zu geben. Diese sogenannten Social Media-Guidelines oder Social Media-Policies werden immer wichtiger, da inzwischen fast jeder Plattformen wie Twitter, Facebook, Instagram oder Snapchat nutzt.

Selbst wenn die Mitarbeiter ihre Social-Media Accounts nur privat und in der Freizeit nutzen, so repräsentieren sie doch indirekt immer ihre Arbeitgeber oder äußern sich zum Teil auch öffentlich und für jeden lesbar zu Themen, die ihre Arbeit mehr oder weniger betreffen.

Leitlinien für den Umgang mit sozialen Medien helfen Unternehmen und Angestellten

Das Erstellen von Guidelines für das Verhalten bei Twitter und Co ist sowohl für die Unternehmen als auch für die Angestellten lohnenswert. Für beide Parteien bringen klare Richtlinien vor allem Sicherheit. Sicherheit für das Unternehmen, im unkontrollierbaren Internet ein wenig Kontrolle über gepostete Inhalte zu haben und Sicherheit für die Angestellten, sich mit ihren Posts im erlaubten Raum zu bewegen und keine Konflikte fürchten zu müssen.

DEN Social-Media Leitfaden gibt es nicht

Es ist natürlich nicht pauschal möglich, einen Leitfaden für die Nutzung von sozialen Medien zu erstellen, der zu allen Firmen passt. Je nach Branche, Unternehmenskultur, Werten, Internet-Nutzung des Unternehmens und Plattform müssen eigene Richtlinien ausgearbeitet werden.

Einige Punkte sind jedoch allgemein anwendbar und können im Prinzip von jedem Unternehmen genutzt werden. Folgende Themen sind für eine Guideline für die Social Media-Nutzung sinnvoll:

Ziele der Social Media-Accounts des Unternehmens

Indem den Mitarbeitern der Sinn und Zweck der offiziellen Social Media-Accounts erläutert wird, bekommen die Angestellten bereits eine erste Idee, welche Inhalte zur Strategie des Unternehmens passen und warum das Unternehmen wie vorgeht.

Funktionen von Twitter, Facebook und Co. allgemein

Auch wenn man davon ausgehen kann, dass die Mitarbeiter Twitter, Facebook und Co. bereits privat nutzen, kann es nicht schaden, die grundlegenden Funktionen der Sozialen Netzwerke noch einmal kurz zu erklären. In der Regel handelt es sich bei Twitter beispielsweise um Nachrichten, die viele Menschen interessieren und betreffen können. Diese Nachrichten können dann zitiert, retweetet oder mit einem Like versehen werden. All diese Aktionen sind über den jeweiligen Twitter-Account nachvollziehbar. Unternehmen und Mitarbeitern sollten sich also nicht nur beim Posten von Beiträgen, sondern auch bei allen anderen Handlungen den möglichen Auswirkungen bewusst sein.

Geltungsbereich der Leitlinien

In der Regel wird bei diesem Punkt hervorgehoben, dass die Leitlinien sich natürlich nur auf Tweets/Postings beziehen, die mit dem Unternehmen im Zusammenhang stehen. Für eine rein private Kommunikation sollte die Social-Media-Guideline nicht gelten. Es ist sinnvoll, die Richtlinien zur Nutzung von Social-Media-Plattformen für alle Mitarbeiter verbindlich zu formulieren und sich nicht nur auf einzelne Abteilungen zu konzentrieren. Dies macht zum einen mehr Arbeit, wenn für jede Abteilung eigene Richtlinien erstellt werden müssen und zum anderen wenig Sinn, da jeder Mitarbeiter unabhängig von seiner Position die Firma repräsentiert und sich deshalb auch an die Verhaltensregeln halten sollte.

Die Social Media-Policy an sich

Die Ausformulierung der eigentlichen Regeln ist wie eingangs beschrieben durch jedes Unternehmen selbst zu leisten. Mindestens enthalten sein sollten Antworten auf die folgenden Fragen:

  • In welcher Person wird vom Unternehmen gesprochen, ich oder wir?
  • Wie werden Kunden oder Interessenten angesprochen, mit Sie oder du?
  • Inwieweit sollen einzelne Mitarbeiter zum Beispiel auf Fragen reagieren?
  • Informationen aus welchen Bereichen sollten keinesfalls zu Twitter gelangen?
  • Wie sollen sich Unternehmensangehörige bei Diskussionen oder Vorwürfen verhalten? Was sind absolute No-Gos?

Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Fragen oder Schwierigkeiten

Das Ende des Leitfadens sollten Angaben zu Ansprechpartnern bei Problemen oder Fragen zu Twitter und zur Twitter-Nutzung bilden. Empfehlenswert ist die Angabe von mindestens einer E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer, an die sich Mitarbeiter bei Schwierigkeiten wenden können.

Ein Beispiel für Social Media-Guidelines für Unternehmen gibt es hier.

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