So gelingt die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Digital Agentur

03.10.2017 How-To
3 Minuten Lesezeit
(c) Marc Mueller / pexels.com

Nachdem man sich als Unternehmen dafür entschieden hat, Marketingaufgaben auszulagern, steht man vor der Qual der Wahl: Mit welcher Digital Agentur soll man zusammenarbeiten? Und wie soll diese Zusammenarbeit aussehen? Kurzfristig und projektbezogen oder ausgelegt auf längere Zeit?

Wir zeigen Ihnen, was Sie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Digital Agentur beachten sollten.

Grundlagen der Zusammenarbeit mit der Digital Agentur

Damit Marketingprojekte für beide Seiten zufriedenstellend realisiert werden können, ist es wichtig, mit der richtigen Agentur zusammenzuarbeiten.  Um diese zu finden, können die folgenden Fragen helfen: Hat die Agentur bereits Referenzen in Ihrer Branche? Wurde Ihnen diese Agentur empfohlen? Ist das erste Kennenlernen erfolgreich verlaufen?

Tipp: Die Entscheidung über die Zusammenarbeit mit einer Agentur sollte nicht primär mit dem Preis stehen und fallen. Es ist ratsam mehrere Angebote einzuholen und auch zu evaluieren warum manche Anbieter günstiger oder teurer sind und ob die Preise mit der gelieferten Leistung in Einklang stehen.

Außerdem sollten für ein erfolgreiches Projekt zu Beginn der Projektumfang und seine Ressourcen evaluiert werden. Nachdem man analysiert hat, was und wen man braucht, kann man sich Gedanken darüber machen, welche Kompetenzen man im Unternehmen selbst abdecken kann.

Für ein Web-Projekt benötigt man zum Beispiel Designer, Programmierer, Content, eine Projektkoordination und vieles mehr. Je detaillierter diese anfängliche Bedarfsanalyse ausfällt, desto einfacher kann man sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufgaben durch die Agentur abgedeckt werden sollen.

Für eine effektive Zusammenarbeit empfiehlt sich ein exemplarischer Projektablauf wie der folgende:

  • Agentur finden und auswählen
  • Gemeinsame Projektstrategie erarbeiten
  • Projektauftrag formulieren
  • Briefing abhalten
  • Meilensteine festlegen und Zeitplan erstellen

Nach Beginn der Umsetzung des Projektes folgen in regelmäßigen Abständen Updates über den Projektstatus. Auf Grundlage dieser Updates wird ein Feedback über die bisherige Arbeit abgegeben, das Bezug auf die im Vorfeld formulierten Ziele nimmt. Das Ende der erfolgreichen Zusammenarbeit bildet der Projektabschluss.

Ohne richtiges Briefing geht es nicht!

Das Briefing bildet die Grundlage für jede Zusammenarbeit mit einer Digital Agentur. In dem Meeting vor Projektbeginn sollten 3 Punkte in jedem Fall angesprochen werden: die Projektlaufzeit, der Projektumfang und die Kommunikation während des Projektes.

Während des Briefings ist es für ein erfolgreiches Projekt unerlässlich, dass der Abschluss des Projektes, wichtige Meilensteine, Ziele sowie Nicht-Ziele angesprochen und festgehalten werden. Ein detaillierter Zeitplan für den Projektablauf ist ebenfalls wichtig. Außerdem sollten die Projektpartner auch über Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung festgelegter Ziele oder Termine sprechen.

Zum Besprechen des Projektumfangs empfiehlt es sich, ein Projekthandbuch zu erstellen, das eine detaillierte Beschreibung des Projekts enthält. Des Weiteren sollten im Briefing die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Welche Arbeitspakete umfasst das Projekt?
  • Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
  • Wer übernimmt welche Aufgaben?

Kommunikation mit der Digital Agentur – Der Schlüssel zum Erfolg

Beim Outsourcen von Marketingaufgaben ist wie in allen anderen Bereichen auch die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Damit diese reibungslos verläuft, sollte man unbedingt vor dem Beginn des Projektes klären, wie kommuniziert werden soll. Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen und in der Agentur? Wer ist für welche Aufgaben zuständig? Wird ein PM-Tool eingesetzt und wenn ja, welches?

Ein mögliches Tool für das Projektmanagement ist Trello. Aus eigener Erfahrung kennen wir die Stärken und Schwächen dieses Programmes gut. Das PM-Tool Trello ist optimal für Web-, App- und Design-Projekte geeignet. Die Nutzung des Programmes ist kostenlos nach einer Anmeldung möglich.

Trello ist einfach zu benutzen und sehr übersichtlich. Auf der Plattform kann man mit wenigen Klicks Teams erstellen. Diesen können dann Aufgaben zugeordnet werden. Außerdem gibt es Platz für Checklisten, Fristen, Anhänge und Kommentare, über die man zum Beispiel den E-Mail-Verkehr etwas verringern kann. Auch andere Programme wie Slack können mit Trello integriert werden. Trello eignet sich vor allem bei kleinen bis mittelgroßen Projekten. Bei umfangreicheren Projekten, die sich über einen langen Zeitraum strecken und zahlreiche Mitarbeiter involvieren, stößt das Tool an seine Grenzen.

Häufige Fehler beim Outsourcing

Es gibt auch Fälle, in denen die Zusammenarbeit mit einer Digital Agentur nicht für alle Beteiligten zufriedenstellend verläuft. Damit Ihnen dies nicht passiert, sollten Sie typische Fehler möglichst vermeiden. Dazu gehört unter anderem, dass Aufgaben und Bereiche nicht klar formuliert werden. Auch wenn Risiken im Vorfeld nicht ausreichend beleuchtet werden, kann es zu Schwierigkeiten beim Projekt kommen.

Im besten Fall vor dem Beauftragen einer Digital Agentur sollten Sie sich bewusst machen, ob das Auslagern bestimmter Aufgaben wirklich zu einer Kostenersparnis führen wird und ob der gewünschte Mehrwert so erreicht werden kann. Steht eine Kostenersparnis in Aussicht, ist es wichtig, sich für die richtige Agentur zu entscheiden. Außerdem ist es wichtig, trotz Outsourcing das Know-how der eigenen Mitarbeiter nicht zu vernachlässigen.

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