Wie virtuelle Events zum Erfolg werden

31.03.2021 How-To
2 Minuten Lesezeit

Das Frühjahr 2020 war für alle ein plötzlicher und unerwarteter Einschnitt. Veranstaltungen, die schon 6 Monate im Voraus und länger feststanden, mussten bis auf unbestimmte Zeit verlegt werden. Die entstehende Durststrecke ohne Events zur fachlichen Weiterbildung war für viele eine schwierige Zeit, doch nichtsdestotrotz haben sich alle schnell auf diese neuen Herausforderungen eingestellt und neue Wege gefunden. Virtuelle Konzepte wurden neu gedacht und werden nun nicht mehr als Ergänzung eingesetzt, sondern spielen die Hauptrolle im neuen Anpassungsprozess. In der neuen Form der Events sehen manche Initiatoren und Teilnehmer sogar bedeutende Vorteile durch die vereinfachte Zugänglichkeit sowie hohe Teilnahmebereitschaft und Reichweite.

Es lässt sich also sagen: Die digitalen Konferenzen sind gekommen, um zu bleiben. Damit Sie Ihr nächstes Format optimal planen und ausbauen können, hier einige hilfreiche Tipps zur Vorbereitung.

Planung

An erste Stelle einer guten Planung steht die Ausarbeitung des Themas. Stecken Sie die wichtigen Themengebiete ab und überlegen Sie genau, wie Sie Ihre Inhalte am wirkungsvollsten präsentieren können. Suchen Sie eine visuelle Präsentationsform aus, welche die Aufmerksamkeit des Publikums konstant erhalten kann. Zudem stellt es einen wichtigen Bestandteil jeder Konferenz dar, dass Experten ihr Wissen und ihre persönliche Meinung einbringen. Diese Beiträge müssen frühzeitig organisiert werden. Datum und Zeit sollten so gewählt sein, dass sie für die Mehrzahl der potentiellen Teilnehmer geeignet sind. Ein weiterer essentieller Teil der Planung sind die technischen Erfordernisse. So sollten Sie sich Gedanken machen, welche technischen Vorbereitungen zu treffen sind, welche Materialien Sie an Teilnehmer verteilen möchten und wie der Ablauf der Registrierung und Anmeldung geregelt sein soll. Nach Ihrem Event können Sie eine Einladung zum Feedback versenden, um zu signalisieren, dass Ihnen die Meinung der Zuhörer wichtig ist, und um Kritikpunkte beim nächsten Mal zu verbessern.

Interesse wecken und erhalten

Der nächste Schritt zu einer gelungenen Veranstaltung ist es, das Interesse zu wecken und aufrechtzuerhalten, was ohne direkte Anwesenheit eine größere Herausforderung sein kann. Der Schlüssel zur Begeisterung der Zuhörer sind Möglichkeiten zur Mitwirkung, indem Sie interaktive Elemente in den Ablauf integrieren. Diese Angebote können Abstimmungen, Umfragen und Fragerunden sein. Ein günstiger Zeitpunkt für die Einbettung einer interaktiven Unterbrechung zur Auflockerung liegt direkt nach der Einleitung, dort können erste Meinungen und Erwartungen ausgetauscht werden. Auch zum Schluss ist eine Gesprächsrunde mit persönlichem Fazit oft gewinnbringend. Zuletzt sollten Gastredner in einer wählbaren Form auf Fragen reagieren können.

Gegen technische Probleme gewappnet sein

Damit Ihre wertvolle Planung vor Pannen gefeit ist und Sie nicht schlimmstenfalls Ihren Zeitplan verschieben müssen, testen Sie am besten alle Funktionen mehrmals bei der Planung und kurz vor Beginn des Events. Die Übergänge zwischen den Programmpunkten, Bild- und Audioqualität und die Funktionen aller verwendeten Programme sollten gründlich vorbereitet und überprüft sein.

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